Служебные расследования: методы и инструменты для выявления нарушений

Даже при выстроенной системе контроля и корпоративной этике компании не застрахованы от инцидентов: хищений, сговоров, утечек информации, злоупотреблений полномочиями. Когда возникает подозрение в нарушении или инцидент уже случился, запускается служебное расследование — процесс внутренней проверки с целью установить обстоятельства и определить виновных.

Служебное расследование — это официальный процесс сбора, анализа и документирования информации о факте возможного нарушения. Его задача — не только выявить виновного, но и понять, как именно произошёл сбой в системе. Это позволяет не допустить повторения аналогичных ситуаций.

Когда проводится служебное расследование

Поводом может быть:

• недостача или порча имущества;

• утечка конфиденциальной информации;

• несоблюдение трудовой дисциплины;

• жалоба клиента или сотрудника;

• нарушение регламентов или инструкций;

• признаки мошенничества или злоупотреблений.

Расследование может проводиться по инициативе руководства, по результатам внутреннего аудита или после служебной записки от сотрудников.

Цели и задачи расследования

• установить факты и обстоятельства произошедшего;

• зафиксировать документальные доказательства;

• определить степень вины и намерения участников;

• оценить последствия для компании;

• выработать меры по устранению нарушений и предупреждению повторов.

Кто проводит служебное расследование

В зависимости от структуры компании расследованием могут заниматься:

• служба внутренней безопасности;

• отдел кадров;

• юридический отдел;

• комиссия, сформированная приказом руководителя.

Важно, чтобы участники были независимыми от ситуации, не имели конфликта интересов и были компетентны в теме проверки.

Основные этапы служебного расследования

1. Инициирование и назначение ответственных

Издаётся распоряжение или приказ о проведении расследования. Назначается комиссия, устанавливаются сроки, перечень задач и порядок представления отчёта.

2. Сбор первичной информации

Комиссия анализирует:

• документы (журналы учёта, переписку, приказы, отчёты);

• записи с камер видеонаблюдения;

• данные информационных систем и журналов доступа;

• инвентаризацию или бухгалтерские записи.

3. Проведение опросов и объяснений

Участники и свидетели инцидента дают письменные объяснения. Важно зафиксировать не только факты, но и хронологию событий, а также сравнить версии разных сотрудников. Опросы проводятся строго по регламенту, с фиксацией времени, места и подписи.

4. Анализ фактов

Полученные сведения сопоставляются: ищутся противоречия, подтверждения, несоответствия. Учитывается мотив, возможность и доступ участников к ресурсам, документам или системам.

5. Юридическая оценка

Юристы анализируют действия с точки зрения нарушения норм: внутренних положений, трудового законодательства, конфиденциальности, охраны труда и т.д. Если нарушение может повлечь уголовную или административную ответственность — готовятся материалы для передачи в правоохранительные органы.

6. Подготовка отчёта

Результатом расследования становится служебная записка или отчёт, включающий:

• описание инцидента;

• хронологию событий;

• список привлечённых материалов;

• пояснения сотрудников;

• выводы комиссии;

• предложения по наказаниям и мерам реагирования.

Инструменты, используемые при расследовании

• Анализ логов — проверка действий в ИТ-системах: входы, изменения, удаление данных.

• Видеонаблюдение — фиксация действий в зоне охвата камер.

• Служебные переписки — оценка электронной почты, мессенджеров, CRM-систем.

• Системы контроля доступа — журнал входов и выходов, отпечатки, карты.

• Проверка документов — поиск фальсификаций, подлогов, дубликатов.

• Инвентаризация — сверка остатков, фактов передачи и движения имущества.

• Психологическое наблюдение — реакция сотрудников на опросы и уточнения.

Ошибки, которых стоит избегать

• преждевременные обвинения до завершения проверки;

• участие заинтересованных лиц в комиссии;

• игнорирование доказательств, противоречащих основной версии;

• незафиксированные в письменном виде объяснения;

• нарушение сроков и процедур, установленных ТК РФ и внутренними регламентами.

Что делать после расследования

По итогам расследования могут быть приняты следующие меры:

• дисциплинарное взыскание (выговор, увольнение);

• передача дела в полицию или прокуратуру;

• изменение внутренних инструкций и процессов;

• техническое усиление контроля;

• обучение сотрудников по выявленным уязвимостям.

Важно не ограничиваться наказанием — расследование должно стать поводом для системной профилактики.

При подготовке статьи частично использованы материалы с сайта proverk.ru — служебные расследования и кадровая безопасность

Дата публикации: 12 августа 2022 года